債権債務管理。膨大な取引がある中で誤差を作ってはいけない大事な管理。
電子化の概念がない時代は当然紙での管理を行っており、当時の会計業務の負担は大変なものだったと思われます。

PCというシステムが生まれてから電子化という概念が生まれました。
債権債務管理も例外ではなく、Excelを使用し管理されている方もいらっしゃるかと思います。

電子化することの意義とは管理の簡便化、効率化にあります。
Excelでの管理はofficeさえあればいいという簡便さで多くの事業者が導入しています。

ですがExcelは汎用計算ソフトということもあり、特化したシステムに比べるとできることに限界があるのも事実です。
Excelでカバーできない運用については手動でなんとかしている事業者もいらっしゃるかと思いますが、それ、大変ではないでしょうか？

Excelを使用する場合にどうしても解決しきれない負担、悩み、こうできたらいいのにという要望、貿易ソフトでの管理に切り替えることで実現できるかもしれません。

なぜExcelを使う？

Excelでの債権債務管理、紙での管理と比較して以下のメリットがあり、利用されているかも多いかと思います。

• officeを導入するだけで使用可能なため、導入が容易。
• ミスがあっても訂正が容易。
• データの複製が容易なため、世代管理ができる。紙の場合はミスがあったら１からやり直し。
• あらかじめテンプレートを用意しておくことで、入力を効率化できる。
• 計算式を用いることによる入力ミスの軽減。紙の場合は電卓を見て目視で写すことになり、どうしてもミスが出やすい。
• 電子データ化による社内共有の簡易化。メールで送る、もしくは共有フォルダを使用することで移動しなくても書類データを社内で渡せる。

しかし、以下のようなことでお悩みではないでしょうか。

• 客先への請求書をテンプレートから作成する場合、客先が増えるたびにテンプレートを作成する必要がある。
• テンプレートに含まれる計算式、マクロが変更となった場合の管理。→特にマクロはある程度の専門知識が必要なため、専門の人材が必要。
• 共有後、修正がある場合にどのファイルが修正前か修正後か不明瞭となる。→履歴管理できたらいいのに…
• 別システムを使用している場合、Excelにデータを手作業で移す必要があり、手間。
• 残高管理を行っている場合、１つがミスでずれた場合、それ以降のものすべてを訂正する必要がある。

以上のことに目を瞑りながら業務を行っているかもしれません。
それらについては販売管理・会計システムによる管理に切り替えることである程度解決できるかもしれませんよ！

販売管理・会計システムという選択肢

請求書、入金明細書などの書類を見ながら手入力していく手間は、アナログ→デジタルの変換の手間は同じで、エクセル管理でも販売管理・会計システム管理でもあまり変わりません。

ですが、自動で仕訳作成、得意先ごとの集計など、エクセルで実現するには独自の計算式、マクロ、ピポッドテーブルを使用して作成しなければいけないものが、多くの会計システムですと標準で持っている機能で済んでしまいます。

貸借不一致など、不正なデータについてもルールを設定し、それにそぐあわない入力ができないような制御を備えたシステムもあります。こうした機能を、入力ミスを減らすことができます。

販売管理・会計ソフトのメリットその１：共通化機能による業務のさらなる効率化

・入力方法の共通化：販売管理・会計システムの場合、書類の種類によらず、同じような入力フォーマットが用意され、印刷時のみ指定のレイアウトに各項目を配置する、といった機能を備えていることが多いです。
これにより、入力方法を１、２パターン覚えるだけでほぼすべての書類の入力ができるようになり、教育のコストを下げられます。

・データの共通化：販売管理・会計システムのデータの持ち方は、端末に保存されるものもありますが、サーバー上やクラウド上に保存され、全端末で共有できるものもあります。
紙やExcelの場合ですと個人の管理となり上長への承認などはメールや手渡しで行うことになりますが、直しがある場合、1回1回往復しなければならず、それだけで時間がかかってしまいます。

データを共有化するタイプの販売管理・会計システムの場合メールを送らずとも、システムに入力するだけで上長も閲覧でき、往復の手間が省けます。
また、データにアクセスさえできればどこでも閲覧ができるので、テレワークを導入しても全く問題になりません。
通勤コストを減らすのも、大事なことではないでしょうか。

・残高の共通化：Excelの場合ファイルごとの残高管理はできません。
そのため過去のデータを見ながら随時引き継いでいくことになるかと思いますが、１つミスが発生すると大変です。
それ以降に作られたエクセルをすべて修正していくことになります。
その結果赤字か黒字かを左右することさえあります。

販売管理・会計システムの場合、残高管理は現在存在する伝票から自動で計算してくれます。
また、過去に入力ミスがあり残高が変わる場合もそれ以降のものを自動計算し、修復する機能をもつものもあります。

１回１回引き継ぐ必要がなく、Excel管理より楽で安心といえるのではないでしょうか？

販売管理・会計システムのメリットその2：外部とのやり取りを機能で簡易化

販売管理ソフトをご利用されている企業も多いかと思います。
販売管理ソフトからはデータを吐き出せるものが多いため、これらを使って債権債務管理の入力に役立てている企業もいらっしゃいます。

Excelの場合、データの受け渡しはコピーアンドペーストとなりますが、会計システムは販売管理システムから吐き出したデータをそのまま取り込めるものも多いです。
あらかじめ設定した変換手法で、入力をさらに効率化できます。

会計システム導入時のデメリット

ここまで会計システムのメリットを紹介してきました。ですが、デメリットもあります。

・導入コスト：Excelと異なり、システムそのものは比較して高価なものとなります。
システム毎に独自の操作方法も多いため、初回の育成にもコストがかかります。

・パッケージ外の対応：システムが持っている機能だけでは運用を網羅できない場合に、カスタマイズができる製品もあります。
ですが、バージョンが変わるなどでカスタマイズも調整しなければならず、そのために毎回費用がかかる場合もあります。

・システムの種類が多い：世の中には様々な分野に特化したシステムが数多くあり、どれが運用に合うのか検討するだけで大変かと思います。

【まとめ】債権債務管理をExcelから販売管理・会計システムへ移行するメリット

エクセル管理も紙に比べれば十分効率化できますが、できることには限界があります。
販売管理・会計システムで様々なことを共通化して、コストの軽減、作業効率の向上を狙うことができます。

もちろんデメリットもありますが、Excel管理に比べれば上回るメリットがあるかと思います。
現在Excel管理、紙での管理をされている方は、販売管理・会計システムへの切り替えを検討されてはいかがでしょうか。

株式会社サンプランソフトが提供する貿易管理システム「TRADING」は、外貨での債権債務管理ができる輸出入販売管理システムです。
最大16通貨まで通過マスタを登録することができ、貿易商社様に最適なパッケージになります。

連携ソリューションの強みもあり、既存の会計システムと連携することで、業務の効率化を図ることができます。
詳細が知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。