文化や言語の違いによって契約内容や条件のすれ違いが起こりやすい国際取引では、少しでもトラブル発生のリスクを下げることを重要視されている、貿易ご担当者様も多いのではないでしょうか？
貿易管理における、リスク軽減のために発行する書類として、ORDER CONFIRMATIONが挙げられます。

本記事では、ORDER CONFIRMATIONの概要から記載方法、テンプレートを用いた書類作成についてご紹介していきます。

ORDER CONFIRMATIONとは?

オーダーコンファメーション(ORDER CONFIRMATION/注文確認書)は、売り手が買い手に注文を受けたことを示す書類です。
OCと略して表記することもあります。通常、商品やサービスの輸出は以下のような流れで進んでいきます。

• 受注・・・海外取引先が見積依頼を送り、輸出者が見積を作成します。双方で合意した見積書をもとに受注処理を行います。
• 注文書(PURCHASE ORDER)の発行・・・海外取引先が輸出者に対して注文書を発行します。

詳しい注文書(PURCHASE ORDER)の書き方は以下の記事をご覧ください！
PURCHASE ORDERとは？書き方やサンプル、注意点などをわかりやすくご紹介！｜サンプランソフト

• ORDER CONFIRMATIONとの発行・・・輸出者が海外取引先からのPURCHASE ORDER(注文書)を確認します。問題なければ輸出者が海外取引先にオーダーコンファメーションを発行し注文を受けたことを示します。

株式会社サンプランソフトが提供する貿易管理システム「TRADING」ではパッケージ機能にてORDER CONFIRMATIONを作成することが可能です。

• 納品・・・PURCHASE ORDER(注文書)、ORDER CONFIRMATIONに沿った商品やサービスを納期までに納品します。
• 代金に支払い・・・納品物が確認できたら、買い手が売り手に対して代金の支払いを行います。

国際取引では、ORDER CONFIRMATIONの発行以外にも海外販売先からの注文書(PURCHASE ORDER)にサインし、海外販売先に返送することで受注意思の確認としている場合もあります。
受領意思の確認ができていれば良いので、メールでの注文受領等のメッセージがORDER CONFIRMATIONとして扱われることもあります。

貿易におけるORDER CONFIRMATIONの役割

貿易におけるORDER CONFIRMATIONの意義は、主に取引先との認識合わせです。

ORDER CONFIRMATIONを発行すれば、買い手は売り手がPURCHASE ORDER(注文書)を正しく受け取っているか、発注の意思があるかを確認することができます。
また、買い手は納品物のミスや納期の遅れについて指摘し、トラブルを避けることが可能です。
売り手はORDER CONFIRMATIONに記載されていない商品やサービスを要求されたときに断ることが容易になります。

文化や言語が異なる者同士で行われる国際取引はトラブルやミスが起こりやすいので、注文の意思を確認することやトラブルが起こったときに迅速に対応するためにORDER CONFIRMATIONの発行は重要であると言えます。

このような理由から、ORDER CONFIRMATIONの発行は双方にとって大切であると言えます。

ORDER CONFIRMATIONの書き方とExcelテンプレートを使った作成方法

ORDER CONFIRMATIONには決まったフォーマットはありません。
基本的には買い手から送られてきた注文書のフォーマットで作成されます。
しかし、ORDER CONFIRMATIONの役割を果たすために記載すべき項目があります。

1. ORDER CONFIRMATIONの発行日・・・ORDER CONFIRMATIONは注文書受領後に発行するため、注文書に記載された年月日と齟齬がないか注意が必要です。
2. 買い手の情報・・・買い手の名称、住所、連絡先、担当者名など、ORDER CONFIRMATIONは取引の証明となりますので、正確に記載しましょう。
3. 売り手の情報・・・売り手の名称、住所、連絡先、担当者名など、買い手がORDER CONFIRMATIONの内容についてすぐ問い合わせできるように記載が必要です。
4. 注文内容・・・注文した商品やサービスの名称、数量、単価、合計などを記載します。注文書と内容が違うことによるトラブルを回避するため、注文書の内容をミスなく記載することが必要です。
5. 納品の情報・・・納品日、納品方法、納品場所などを記します。
6. 支払条件・・・代金の支払い方法、支払い日を記載します。請求書は別途発行しますので、具体的な支払先などの情報は必要ありません。

株式会社サンプランソフトが提供する貿易管理システム「TRADING」を導入していただくと、TRADINGのORDER CONFIRMATION画面の各項目に入力するだけで上記の記載すべき項目を網羅できます。
また、Excelテンプレート出力機能で一発作成、レイアウトの変更も容易に可能です。

ORDER CONFIRMATIONとインボイス(INVOICE)との違い

INVOICEには複数の役割があり、他の書類との違いが曖昧な方も多いかと思います。
INVOICEは「明細書」・「請求書」・「納品書」の役割を果たしています。

国内取引の場合は、これらの3つは別の書類として発行されますが、INVOICEはこれらを集約した書類です。
先程、ORDER CONFIRMATIONには商品情報や支払い条件の記載が必須であると述べました。

INVOICEに記載されている情報は、ORDER CONFIRMATIONにも記載されている場合があるので混同するかもしれませんが、正しく役割を理解し適切な情報を書類に記載することが大切です。

詳しいインボイスの書き方や役割は以下の記事をご覧ください！

ORDER CONFIRMATIONの送付は郵送？メール？ 

ORDER CONFIRMATIONには郵送、ファックス、メールなど様々な送付方法があります。
その中でもORDER CONFIRMATIONは迅速に発行することが求められているため、メールでの送付が一般的です。
メールでORDER CONFIRMATIONを送付するメリットは以下の2点です。

• 迅速にORDER CONFIRMATIONを送付できる
• ペーパーレス化、コスト削減

しかし、ORDER CONFIRMATIONの送付をメールで行う際に注意点もあります。

• 取引先の了承を得ることが必要・・・送付先がメールでのORDER CONFIRMATIONの送付を受け付けていない可能性があるため、事前に確認が必要です。
• セキュリティ対策が必要・・・情報漏洩のリスクがあるため、ファイルにパスワードを付けるなどの対策が必要です。
• 書類は電子データのまま保管・・・電子帳簿保存法により、書類を電子データのまま保管する必要があります。

まとめ

ここまで5つの観点からORDER CONFIRMATIONについてご紹介しました。
ORDER CONFIRMATIONは売り手が買い手に注文を受けたことを示す書類です。
文化や言語の違いからトラブル発生のリスクが高い国際取引において、ORDER CONFIRMATIONを用いて注文の意思、条件を確認することは重要であると言えます。

ORDER CONFIRMATIONの発行を行い、円滑な貿易業務を行いましょう！

今回、ORDER CONFIRMATIONの作成には株式会社サンプランソフトが提供する貿易管理システム「TRADING」を使用しています。ORDER CONFIRMATIONの作成について以外にも貿易業務全般においてお悩みがありシステム化をご検討でしたら、ぜひ一度お気軽にお問合せください。