昨今、FTA締結数の増加などに伴ってグローバル化は進展し、企業の輸出入業務はますます複雑化しています。

本記事では、貿易帳票が現状抱える課題とその解決策に焦点を当て、貿易管理システムとExcelの比較を通じて、効率的な輸出入に関する帳票作成について紹介していきます。

貿易帳票が抱える課題とは？

貿易帳票は企業が輸出入業務を行う上で欠かせない要素ですが、従来の方法では多くの課題が浮上しています。

輸出入業務は多岐にわたり、それに伴う書類も多種多様です。
例えば、輸出入許可証、商業請求書、パッキングリスト、船積通知書など、業態や職種に応じてこれらの書類の作成、管理、そして必要に応じて提出することが求められます。

ワープロやPCが普及し一般化するまでは、これらの書類は手作業で作成され、紙ベースで管理されていました。
しかし2024年現在からすると、この手法には多くの課題があるといえるでしょう。

【課題１】人的・時間的・物理的コストの蓄積

輸出入帳票のそれぞれ異なる書式を理解し、正確に作成するには多くの育成コストや工数が必要です。
ExcelなどのPCベースであってもミスを防げない作業ですので、紙媒体では言うに及ばずでしょう。

また、「XX年前のMM月に作成したデータ探して！」などと言われた方は非常に難儀することと思われます。

また、作成・受領した紙ベースの帳票は書類の探索や保管が煩雑であり、検索をスムーズにさせるためには整理の手間も要します。顧客からの至急な問い合わせであっても、必要な情報を素早く把握することが難しいでしょう。

【課題２】データの点在・分散化

輸出入帳票を取り扱う業種については、紙媒体、もしくは各帳票ごとでExcel・PDFファイルなどが別個に作成されていることが多いと思われます。

一部の帳票では内容を転記することが多いにも関わらず、作成元を目視しながらイチから作り直すという工程は、作成者目線からすると大きなストレスになりうるでしょう。

また、過去の取引情報なども個別でしか把握できず、それらを分析・活用するにはさらなるコストが必要となります。

Excelで輸出帳票を作成するメリット・デメリット

マイクロソフト社のExcelは普及性・浸透度も高く、輸出帳票の作成にも度々利用されてきました。
特に柔軟性や使いやすさが挙げられ、Excelは小規模な業務や単純なデータ処理には適しているといえるでしょう。

しかしソフトにも向き不向きがあります。例えば、数千件に及ぶ輸出入業務のデータを扱う場合、Excelでは処理が煩雑になり、作業効率が著しく低下します。

また、関連部署や取引先とのデータ連携も容易とはいえません。特に紙媒体やPDFへの印刷でレイアウトを保持するのは不得手ですし、上述したように帳票ごとにファイルを作成する場合が多いことから、データの一元管理が困難です。

貿易システムの導入でどのように効率化される？

専用の貿易帳票管理システムを用いた場合、課題やデメリットはどのレベルまで改善されるのでしょうか。
前述した”コストの蓄積”をなぞって見ていきましょう。

1)人的コスト：書式を問わず、それぞれ項目名に任意の値を入力すると帳票が作成される
            →育成・教育コストの低減

2)時間的・物理的コスト：帳票がすべて電子データ化される
　　　→検索・保管の手間が限りなくゼロに近くなる

この2点のみでも、実務担当者からみると非常に効率的な業務になるのではと思われます。

加えて、”データの分析・活用”においても、非常にスムーズかつ正確に行えるでしょう。
ソフトウェアごとに特色はありますが、帳票を電子データとして管理していることから、担当者が時間を掛けてグラフや表を作成する必要はなくなります。

実際の画面イメージをみられていかがでしょうか。
専用システムを活用することで、業務の効率化が図れるというイメージは共有されたかと思われます。

自動化された輸出入業務や書類作成により、作業時間の削減が実現、そして専用システムは大量のデータを素早く処理し、複雑な書類を自動的に作成することができるため、Excelなどの従来の手法よりも運用面においてスムーズかつノンストレスを実現できるでしょう。

さらに次項では専用ソフトならではの便利機能、”データ連携”について紹介していきます。

便利機能”データ連携”の紹介

貿易帳票管理システムには便利な機能が多数搭載されており、その1つがデータ連携です。
というのも、このデジタル化が日々進行している昨今、経理部署では”会計システム”、生産関連部署では”生産管理システム”など、すでに基幹システムを導入されている企業様も増加の一途を辿っているためです。

データ連携を簡単に説明すると、貿易帳票システムと別の管理システムで、データのやり取りを自動化させるものです。

例えば、生産管理システムと連携した場合、特定の製品在庫が貯まったタイミングで、貿易帳票管理システム側では輸出帳票を自動で作成するといったものです。

業界的に貿易帳票の作成は、担当者個々人に委ねられているというケースも多く聞こえます。
このようにデータ連携を活用することで、帳票作成に留まらず輸出入業務で変動する購買履歴や在庫数といったデータが既存のシステムと共有され、社内やグループ会社間での情報共有がより一層スムースになることでしょう。

【まとめ】貿易帳票を効率化したい！専用ソフトとExcelの違いとは？

■帳票が抱える課題とは？
多種多様な帳票があることから、作成の煩雑さや紙ベースでの管理の手間など人的コストが重い

■Excelで輸出帳票を作成するデメリット
1) 処理が煩雑になりがちであり、大量・もしくは一斉のデータ処理には不適
2) ファイルを個別におこすパターンが多く、データの一元管理や連携が困難       

■貿易システム導入でどのように効率化される？
1) システムの種類にもよるが、主に共通するのは書類作成の自動化
2) データの一覧管理や分析なども、人的工数を削減

■便利機能”データ連携”の紹介
データ連携を利用することで、既存の基幹システムとの連携、他部署への情報共有がスムーズに

今回は貿易帳票の効率化に述べさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
昨今ではDXという言葉が独り歩きしがちではありますが、要所を抑えたソフトウェア導入は業務改善に非常に効果的といえます。

貿易関係の従事者においては、独自にエクセルファイルを複雑化しすぎた結果、特定の担当者しか書類作成が難しい状況になっているといったお話をよく耳にします。業務上の困りごとからプロダクトの導入支援、アフターサポートまで含めて、ソフトウェアのプロへ相談するという選択肢をもつのも、業務改善の第一歩としてオススメいたします。

この記事を書いている株式会社サンプランソフトは、30年間、一貫して貿易システムに特化してきたシステムベンダーです。貿易管理システム「TRADING」で貿易業務における悩みを解決してみませんか？
製品についての資料も公開しておりますので、お気軽にダウンロード・ご相談ください。