「貿易業務は複雑だから、今まで通りのExcel管理じゃなきゃ仕事が成り立たない…」
デジタル技術を活用して抜本的な業務変革が実現できます。

紙やExcelで管理しているアナログな業務は、貿易管理システムでデジタル化しましょう！

貿易業務でDX化が進まない4つの理由

DX化を進めたい、と考えていてもさまざまな問題があるのが現実です。

1. 各業務担当間での情報共有が難しい

貿易業界では、荷主から倉庫担当、運送業者、通関業者、税関等、多くの人々が関与します。
そのため、より安全で正確な情報共有の方法が必要な状況です。

「今まで通りのやり方でないと…」と感じるのも、情報共有の業務が複雑だからではないでしょうか。

• 伝統的な業界慣習

貿易業界では、物流や商品の実物に対する信頼が非常に強いです。
伝統的な慣習により、紙ベースの書類や実物の確認が重視される傾向があります。

• 複雑な手続きに必要な複雑な書類

通関手続き、輸送手続き、保険手続き等、それぞれの手続きで独自のルールや書類が必要とされる点もデジタル化を阻む要因でもあります。

• パートナーや顧客との複雑な連携

 貿易業務では複数のパートナーとの連携が必要ですが、異なる国や地域での規制や手続きの違いがあります。
これがDXを進める上での障壁となることがあります。

貿易管理システムで始める、貿易業務のDX化

DX化を阻む具体的な業務として、書類作成があげられます。
独自の書類をExcelで作成されていることや、書類作成のルールが独特で属人化している、などの理由でDX化が難しいと感じている方も少なくないのではないでしょうか。

今回は、手前味噌ではありますが、弊社の「TRADING-SD」でできる書類作成や情報の一元管理をご紹介します！

■TRADING-SDで作成できる書類一覧

• 見積書(税抜)/(税込)
• Price List
• 受注伝票
• Sales Note
• Purchase Order
• 注文書(税抜)/(税込)
• 注文請書(税抜)/(税込)
• 仕入伝票
• 納品書・物品受領書
• Invoice
• Packing List
• Shipping Instruction
• Shipping Advice
• Letter
• 原産地証明書
• Draft
• Application
• 送金依頼書
• 請求書(税抜)/(税込)
• 請求請書　etc.

上記の書類をTRADING-SD、一つで作成することが可能です。

TRADING-SD上で作成した書類データをPDFや紙に印刷することで、Excelで書類を作るというアナログな業務が一気に効率化できます。
また、社員のキャリアによって書類の制度や生産性が異なる、といった課題についても、TRADING-SDのドキュメント作成ならワープロ感覚で初心者でも使いやすい作りになっているので、お客様の課題解決の一助になります。

上記の書類一覧を上から読んでいただくと、見積から契約、船積み・通関書類、請求書まで、貿易業務の流れ中で一貫して作成できることがお分かりになると思います。

これはTRADING-SDで作成した見積の情報を引き継いで契約書を作成できたり、契約書の情報から必要な発注書を作成できるため、この順番で表記させていただきました。

書類作成の手間を大幅に省くことが可能なのです。
では、実際にTRADING-SD でどのように書類を作成するのか、Invoiceの作成を例にご紹介します。

TRADING-SD上のフォーマットに、上記の図1のようにInvoice作成に必要な情報を該当する項目に入力していきます。

明細部と呼ばれる図２の操作方法は割愛させていただきますが、必要な商品情報と合計行を挿入し、必要であれば余白に文言を入力して、書類を完成させます。

TRADING製品全般の特徴として、表示のままの書類を印刷することが可能です。ですので、これで書類が完成です。
あとは印刷していただいたり、PDFとしてファイルを保存したり、今まで通りの業務の流れに沿って書類をお使いいただけます。

TRADINGシステムの主な利点と機能

では、ご紹介したTRADINGの導入メリットと主な機能をご紹介します。

1.使いやすいインターフェース

Invoice書類作成でもお伝えしました通り、「TRADING」システムはワープロソフトを使用する感覚で操作できる直感的なインターフェースを提供しています。
これにより、情報の入力や書類の作成を簡単に行うことができます。

分かりやすくボタンやメニュー機能もある為、誰でも操作することができます。
この直感的な操作性は従来の貿易業務のデジタル化において大きな利点になっています。

2.柔軟な書類作成

既に作成した書類のデータから情報を引き継いで別の書類を作成したり、同じフェーズの別書類を作成できる機能を備えています。
他の書類からデータの引継ぎをして、指定されたフォーマットに従って自動的に書類を作成することも可能です。

上記に記載されているInvoiceも、一から作成するのではなく、TRADINGで作成した受注の情報を引き継いで自動的に作成ができます。
また、商品に関する情報以外にも追加の情報を自由に記載することが可能です。
さらに、作成した書類をExcelやPDF形式に変換することもできます。

3.自動化された作業プロセス

手入力だけでなく、既存のデータから情報を引き継いで書類を作成する機能が備わっています。
たとえば、Invoiceの場合、Sales Noteや受注伝票からの情報引き継ぎが可能です。

これにより、作業の手間とヒューマンエラーを軽減し、業務効率を向上させることができます。

4.統合された業務管理

「TRADING」システムは、国内や海外の書類作成に加えて、在庫管理や取引データの一括管理も可能です。

90種類以上の資料の印刷機能や、データのExcelへの出力機能が備わっており、さらに分析機能によってデータを視覚化することもできます。

5.会計システムとの連携

「TRADING」システムでは、売上や仕入、支払、入金などの仕訳データの作成が行われます。
さらに、これらのデータは会計連携用プログラムを介して会計システムと連携され、会計処理をスムーズに行うことができます。

これらの機能により、「TRADING」システムを利用することで、貿易業務全体をトータルで管理し、業務効率を向上させるだけでなく、ビジネスの洞察力を高めることができます。

【まとめ】貿易業務をDX化するメリットと具体的な効果

貿易業務のDX化が進まない理由を探り、その解決策としてTRADINGをご活用していただく方法を紹介しました。
貿易業界におけるデジタル化の障壁として、情報共有の問題や伝統的な慣習、複雑な手続きと書類の問題、そしてパートナーや顧客との複雑な連携が挙げられます。

しかし、TRADINGを利用することで、これらの課題を克服し、業務効率化を図ることが可能です。
TRADINGでは、20種類以上の貿易関連書類を簡単に作成することができ、書類作成に関する属人化や独自のルールの排除をすることができます。

既存のデータから情報を引き継いで書類を作成する機能も備えているので、手間や入力の間違えを軽減することができ、作業効率が向上します。

国内や海外の書類作成だけでなく、在庫管理や取引データの一括管理も可能です。
これにより、貿易業務全体をトータルで管理し、業務効率の向上やビジネスの洞察力を高めることができます。

また、TRADINGのシステムはワープロソフトを使用する感覚で操作が可能であり、初心者でも使いやすい作りになっています。社員のスキルや生産性の差による課題も解決できます。

貿易業務のデジタル化を進めるためには、TRADINGの活用をおすすめします！
度々の説明になりますが、業務プロセスの効率化と競争力の向上を図ることが可能だからです。

株式会社サンプランソフトでは設立30年一貫して貿易領域に特化したソフトウェア会社です。
輸出輸入販売管理システム「TRADING -SD」はInvoiceの書類作成やその他の請求書や仕入伝票などの書類作成も簡単に作成することができます。

よろしければ「TRADING」の製品資料もありますので気軽にダウンロードください。