輸入ビジネスや輸出ビジネスを始めると「PURCHASE ORDER」という書類に触れる機会が多くなると思います。
海外取引に関わったことがないとあまり聞いたことがない言葉かもしれません。

しかし、貿易業務を関わるのあれば、PURCHASE ORDERの理解や作成は必要になります。
ここでは、「PURCHASE ORDERの役割・書き方・発行手順・注意点・サンプル」などについて、詳しく説明していきたいと思います。

PURCHASE ORDERとは

PURCHASE ORDERとは、英語圏における注文書のことです。POと略されることも多いです。
英語でPURCHASE ORDERと言われてもピンとこないと思いますが、PURCHASEには「買う、購入する」、ORDERは「命令、指示」と日本語に訳すことができます。

国内で使われる注文書と同様に、購入したい人が発行する書類が「PURCHASE ORDER」です。

PURCHASE ORDERの書き方

次に、PURCHASE ORDERの書き方について説明します。
PURCHASE ORDERは絶対こうじゃないといけないという書式は決まっていません。基本的には国内取引で使われる注文書と同じ記載事項が多いです。

しかし、一部海外取引特有の記載事項もあります。
一般的に次のような項目をPURCHASE ORDERに記載します。

国内取引における注文書と同様の記載項目

• PURCHASE OREDR（タイトル）
  →注文書（PURCHASE OREDR）であることを示すタイトルを記載します。
• 日付
  →発行年月日を記載します。「月/日/年」順か「日/月/年」の順で書くのが一般的です。
• 自社情報
  →注文書を発行する自社の社名、担当者、住所、連絡先などを記載します。
• 取引内容
  →取引する商品名、数量、単位、単価など取引に必要な内容を記載します。
• 取引金額
  →発注する合計金額を記載します。
• 発注先情報
  →発注先の社名、担当者、住所、連絡先などを記載します。

国内取引の注文書と異なる海外取引特有の記載項目

• Trade Term
  →貿易条件、取引条件を記載します。
• 輸送手段
  →海外との取引では、船舶や飛行機で輸送を行う必要がありますので、船便か航空便かも記載しましょう。
• Delivery Date
  →希望納期を記載します。海外との取引では時間もかかることが多いので、それを考慮し指定しましょう。

海外取引特有のTrade Term（貿易条件や取引条件）などの項目もあり、「海外取引で使用する書類」、「英語の書類」と聞くと難しく聞こえると思います。
しかし、基本的には国内で使用されている注文書と大きく変わるものではありません。

必要項目に合わせて英語で記載するだけになります。
海外取引特有の項目もありますので、まずはPURCHASE ORDERには何の項目が必要かを整理するようにしましょう。

PURCHASE ORDERの発行手順

PURCHASE ORDERは必ずしも発行が必要な書類ではないです。
しかし、受発注の証拠となり、認識のすり合わせにもなるので発行するのが望ましいです。

以下、PURCHASE ORDERを発行する一般的な海外取引の流れを記載します。

PURCHASE ORDERの役割

売買契約におけるPURCHASE ORDERの役割とは何でしょう？

PURCHASE ORDERは、商品やサービスなどを発注する際に、購入したいという意思を示すために発行されます。
PURCHASE ORDERの役割として以下の2点があります。

■トラブルを未然に防ぐ
海外との取引で大きな壁になるものに言葉の違いがあります。海外との取引における口頭での注文は、言葉の違いなどもあり、認識の相違や言葉が通じる、通じないといったようなコミュニケーションの問題となることも多いでしょう。

このような状況で行われた口頭での契約は、購入する側と売る側との間で注文内容の聞き間違いや言った、言っていないなどのトラブルにつながりやすくなります。

PURCHASE ORDERを発行し、注文したという証拠を残すことはこうしたとトラブルを未然に防ぐことにつながります。
当然、PURCHASE ORDERには注文した商品名や数量などの情報も含まれますので、注文内容の間違いや認識の相違をから起こるトラブルを避けることができるでしょう。

■取引先との信頼関係を築く
PURCHASE ORDERには、取引内容が明確に記載されています。
購入したい側は、PURCHASE ORDERを確認することで、いつ、何の商品を、いくつ注文したか知ることができます。
これにより注文内容がわからなくなることがなくなり、注文ミスなども減るでしょう。

また、PURCHASE ORDERの発行は売る側からしても、取引条件などの確認ができるため安心につながり、急な取引条件の変更などのトラブルも減ることでしょう。
こうしたトラブルのない円滑な取引は、購入したい側と売る側の信頼関係の構築につながっていきます。

PURCHASE ORDERの注意点

PURCHASE ORDERを発行する際の注意点について説明します。

●PURCHASE ORDERを作成する際は、見積書に合わせましょう。
注文者はあらかじめ見積書の作成依頼をし、受注者より見積書をもらっておきましょう。
注文者は、見積書に合意するとPURCHASE ORDERには見積書に記載されている商品名や数量、金額、貿易条件などをそのまま記載しましょう。

誤った数量や金額でPURCHASE ORDERを発行してしまうと不要な在庫を抱えたり、予定していた数量が注文できなかったりと損失につながる可能性があります。
見積書の取引内容をそのままPURCHASE ORDERに記載することで記載ミスによる取引内容の間違いが生じにくくなるでしょう。

また、見積書とPURCHASE ORDERの内容に相違がある場合、どちらの書類が正しいかわからなくなりトラブルにつながる可能性もあります。
こうしたトラブルも避けることができるでしょう。

●作成したPURCHASE ORDERは定められた期間保管する必要があります。
PURCHASE ORDERの発行後、原則として７年間の保管が必要です。

PURCHASE ORDERをフォーマットで簡単に作成できる貿易ソフト(サンプル付き)

手前味噌で恐縮ではございますが、サンプランソフトが提供する貿易ソフト「TRADING」では、PURCHASE ORDERを簡単に作成することが可能です。

「TRADING」上のフォーマットにて、PURCHASE ORDERの項目を入力することで誰でも簡単に作成することができます。

【まとめ】PURCHASE ORDERとは？書き方やサンプル、注意点などをわかりやすくご紹介！

PURCHASE ORDERは、購入者が購入したい意思を示す書類であり、注文したという証明になります。
そのため、必ずしも発行が必要な書類ではないですが、発行することが好ましいです。

PURCHASE ORDER発行の際は、しっかり記載内容を確認し、記載ミスなどに注意しましょう。
これにより、認識の祖語などから起こるトラブルや発注ミスを未然に防ぐことができます。
PURCHASE ORDERの発行は、円滑な海外取引を行うことにつながり、取引先との信頼関係の構築につながるでしょう。

株式会社サンプランソフトは、設立30年一貫して貿易領域に特化したソフトウェア会社です。
貿易管理システム「TRADING」は、PURCHASE ORDERを簡単に作成にできます。

よろしければ、「TRADING」製品資料もありますのでお気軽にダウンロードください。